Tugas Individu Manajemen SDM (PENILAIAN KINERJA)

PENILAIAN KINERJA

A.    PENGERTIAN PENILAIAN KINERJA

Menurut pendapat beberapa ahli :

1.      Menurut Fisher, Schoenfeldt dan Shaw  evaluasi kinerja/penilaian kinerja merupakan suatu proses dimana kontribusi karyawan terhadap organisasi dinilai dalam suatu periode tertentu.

2.      GT. Milkovich dan Bourdreau mengungkapkan bahwa evaluasi/penilaian kinerja adalah suatu proses yang dilakukan dalam rangka menilai kinerja pegawai, sedangkan kinerja pegawai diartikan sebagai suatu tingkatan dimana karyawan memenuhi/mencapai persyaratan kerja yang ditentukan.

3.      Meggison (Mangkunegara, 2005:9) mendefinisikan evaluasi/penilaian kinerja adalah suatu proses yang digunakan pimpinan untuk menentukan apakah seorang karyawan melakukan pekerjaannya sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.

4.       Andew E. Sikula yang dikutip Mangkunegara (2000:69) mengemukakan bahwa penilaian pegawai merupakan evaluasi yang sistematis dari pekerjaan pegawai dan potensi yang dapat dikembangkan. Penilaian dalam proses penafsiran atau penentuan nilai, kualitas atau status dari beberapa objek orang ataupun sesuatu (barang).

5.       Menurut Handoko (1996), “Penilaian prestasi kinerja adalah proses mengevaluasi dan menilai prestasi kerja karyawan. Kegiatan ini dapat memperbaiki keputusan keputusan personalia dan memberikan umpan balik kepada para karyawan tentang pelaksanaan kerja mereka”

6.      Siagian (1995:225 – 226) menyatakan bahwa penilaian prestasi kerja adalah “Suatu pendekatan dalam melakukan penilaian prestasi kerja para pegawai” dimana terdapat berbagai faktor seperti :

·         Faktor kelemahan dan kekurangan

·         Faktor realistik dan obyektif

·         Hasil penilaian mengandung unsur nilai postif, negatif dan kesempatan untuk memahami

·         Faktor dokumentasi dan arsip kepegawaian

·         Merupakan bahan pertimbangan dalam setiap keputusan yang diambil menyangkut kepegawaian.

7.      Cascio (1991:73) menyebutkan bahwa “Penilaian kinerja ialah suatu gambaran yang sistematis tentang kebaikan dan kelemahan dari pekerjaan individu atau kelompok. Meskipun ada diantara masalah teknis (seperti pemilihan format) dan masalah manusianya itu sendiri (seperti resistansi penilai, dan adanya hambatan hubungan atar individu), yang kesemuanya itu tidak akan dapat teratasi oleh penilai kinerja”.

8.      Payaman Simanjuntak (2005:105) yang menyatakan evaluasi kinerja adalah penilaian pelaksanaan tugas (performance) seseorang atau sekelompok orang atau unit kerja organisasi atau perusahaan. Dengan demikian, evaluasi kinerja dapat dikatakan sebagai suatu sistem dan cara penilaian pencapaian hasil kerja individu pegawai, unit kerja maupun organisasi secara keseluruhan.

B.     METODE PENILAIAN KINERJA

1.      Metode skala penilaian (rating scales method):

Menilai para karyawan berdasarkan faktor-faktor yang telah ditetapkan. Para evaluator menilai kinerja pada sebuah skala yang meliputi beberapa kategori, biasanya dalam angka 5 sampai 7, yang didefinisikan dengan kata sifat seperti luar biasa, memenuhi harapan, atau butuh perbaikan.

Faktor-faktor yang dipilih untuk evaluasi biasanya ada dua macam:

·         Faktor yang berhubungan dengan jabatan (job-related)

·         Karakteristik-karakteristik pribadi.

2.      Metode insiden kritis (critical incident method):

Metode penilaian kinerja yang membutuhkan pemeliharaan dokumen-dokumen tertulis mengenai tindakan-tindakan karyawan yang sangat positif dan sangat negative. Ketika tindakan tersebut, yang disebut insiden kritis, mempengaruhi efektivitas departemen sacara signifikan, secara positif ataupun negatif, manajer mencatatnya. Pada akhir periode penilaian, penilai menggunakan catatan-catatan tersebut bersama dengan data-data lainnya untuk mengevaluasi kinerja karyawan.

3.      Metode esai (essay method):

Penilai menulis narasi singkat yang menggambarkan kinerja karyawan.

Metode ini cenderung berfokus pada perilaku ekstrim dalam pekerjaan karyawan alih-alih kinerja rutin harian. Penilaian jenis ini sangat bergantung pada kemampuan si penilai dalam menulis.

4.      Metode standar kerja (work standards method):

Membandingkan kinerja setiap karyawan dengan standar yang telah ditetapkan atau tingkat output yang diharapkan. Standar-standar mencerminkan output normal dari seorang karyawan rata-rata yang bekerja dengan kecepatan normal.

metode untuk menentukan standar kerja:

·         Studi waktu (time study)

·         Pengambilan sampel pekerjaan (work sampling).

5.      Metode peringkat (ranking method):

Penilai menempatkan seluruh karyawan dari sebuah kelompok dalam urutan kinerja keseluruhan. Sebagai contoh, karyawan terbaik dalam kelompok diberi peringkat tertinggi, dan yang terburuk diberi peringkat terendah. Anda mengikuti prosedur ini hingga Anda memeringkat semua karyawan.  Kesulitan timbul ketika semua orang bekerja pada tingkat yang sebanding (sebagaimana dipersepsikan oleh si evaluator).

6.      Metode distribusi dipaksakan (forced distribution method):

Mengharuskan penilai untuk membagi orang-orang dalam sebuah kelompok kerja ke dalam sejumlah kategori terbatas, mirip suatu distribusi frekuensi normal.

7.      Metode skala penilaian berjangkar keperilakuan (behaviorally anchored rating scale/BARS):

Menggabungkan unsur-unsur skala penilaian tradisional dengan metode insiden kritis.  Berbagai tingkat kinerja ditunjukkan sepanjang sebuah skala yang masing-masing dideskripsikan menurut perilaku kerja spesifik seorang karyawan.

8.      Sistem berbasis-hasil (Results-based system):

Di masa lalu merupakan suatu bentuk manajemen berdasarkan tujuan (management by objectives). Manajer dan bawahan secara bersama-sama menyepakati tujuan-tujuan untuk periode penilaian berikutnya.

Dalam sistem tersebut, salah satu tujuannya misalkan saja adalah mengurangi limbah sebesar 10 persen. Pada akhir periode penilaian, sebuah evaluasi berfokus pada seberapa baik karyawan mencapai tujuan tersebut.

9.      Metode penilaian umpan balik 360-derajat:

Meliputi masukan evaluasi dari banyak level dalam perusahaan sebagaimana pula dari sumber-sumber eksternal. Dalam metode ini, orang-orang di sekitar karyawan yang dinilai bisa memberikan nilai, termasuk manajer senior, karyawan itu sendiri, atasan, bawahan, anggota tim, dan pelanggan internal atau eksternal.

C.    TUJUAN DAN MANFAAT PENILAIAN KINERJA

Menurut Handoko et.al. (1994 : 135), manfaat penilaian kerja adalah sebagai berikut:

a.      Manfaat Penilaian Kinerja

1)      Perbaikan prestasi kerja

2)      Penyesuaian kompensasi

3)      Keputusan penempatan

4)      Kebutuhan latihan dan pengembangan

5)      Perencanaan dan pengembangan karir

6)      Memperbaiki penyimpangan proses staffing

7)      Mengurangi ketidak-akuratan informasi

8)      Memperbaiki kesalahan desain pekerjaan

9)      Kesempatan kerja yang adil

10)   Membantu menghadapi tantangan eksternal

  

Berdasarkan manfaat di atas dapat dikatakan bahwa penilaian prestasi kerja yang dilakukan secara tidak tepat akan sangat merugikan karyawan dan perusahaan/organisasi. Karyawan  dapat menurun motivasi kerjanya karena hasil penilaian kinerja yang tidak sesuai dengan hasil kerjanya. Dampak motivasi karyawan yang menurun adalah ketidakpuasan kerja yang pada akhirnya akan sangat mempengaruhi produktivitas kinerja perusahaan. Bagi perusahaan, hasil penilaian kinerja yang tidak tepat akan mempengaruhi pengambilan keputusan staffing yang tidak tepat, misalnya promosi. Mempromosikan karyawan yang tidak tepat untuk menduduki level manajemen, akan menurunkan kualitas perusahaan tersebut. Kualitas yang menurun pada akhirnya akan mempengaruhi hasil pencapaian prestasi serta jauh dari tujuan dan menghambat visi misi perusahaan tersebut.

b.  Tujuan Penilaian Kinerja

            Rivai (2006 : 312-313) dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk Perusahaan Dari Teori Ke Praktik, tujuan penilaian kinerja karyawan meliputi :

1)      Untuk mengetahui tingkat prestasi karyawan selama ini

2)      Pemberian imbalan yang serasi, (kenaikan gaji berkala, gaji pokok, dan insentif uang)

3)      Mendorong pertanggungjawaban dari karyawan

4)      Untuk pembeda antar karyawan yang satu dengan yang lain

5)      Pengembangan SDM

6)      Meningkatkan motivasi kerja

7)      Untuk mengetahui efektivitas kebijakan SDM

8)      Membantu menempatkan karyawan  dengan pekerjaan yang sesuai untuk mencapai hasil yang baik secara menyeluruh

9)      Mengidentifikasi  dan menghilangkan hambatan-hambatan agar kinerja menjadi baik

           

            Rivai (2006 : 313-314) membedakan tujuan penilaian kinerja karyawan menjadi dua, yaitu :

1.      Tujuan penilaian yang berorientasi pada masa lalu, yang bertujuan untuk :

a)      Mengendalikan perilaku karyawan dengan menggunakannya sebagai instrumen untuk memberikan ganjaran, hukuman dan ancaman.

b)      Mengambil keputusan mengenai kenaikan gaji dan promosi.

c)      Menempatkan karyawan agar dapat melaksanakan pekerjaan tertentu.

2.      Tujuan penilaian yang berorientasi pada masa depan, dirancang secara tepat agar system penilaian ini dapat membantu, yakni :

a)      Membantu tiap karyawan untuk semakin banyak mengerti tentang perannya dan mengetahui secara jelas fungsi-fungsinya.

b)      Merupakan instrumen dalam membantu tiap karyawan mengerti kekuatan dan kelemahan sendiri yang dikaitkan dengan peran dan fungsi dalam perusahaan.

c)      Menambah adanya kebersamaan antara masing-masing karyawan dengan penyelia yang mendorong motivasi serta kontribusi kerja pada perusahaan.

d)     Merupakan instrumen bagi karyawan untuk mengevaluasi diri serta mengembangkan diri dalam perencanaan karir.

e)      Membantu mempersiapkan karyawan untuk memegang pekerjaan pada jenjang yang lebih tinggi.

f)       Membantu dalam berbagai keputusan SDM dengan memberikan data tiap karyawan secara berkala.

D.    FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PENILAIAN

                Melaksanakan penilaian prestasi kerja yang baik bukanlah suatu hal yang mudah.  Ada berbagai faktor baik eksternal maupun internal yang akan mempengaruhi penilaian terhadap prestasi kerja pegawai. Berbedanya lingkungan dan bentuk organisasi serta kurangnya kemampuan dan motivasi penilai dalam melaksanakan penilaian dapat mempengaruhi penilaian yang dilakukan sehingga bisa mengakibatkan bias dalam penilaian, apalagi ukuran-ukuran yang digunakan bersifat kualitatif :

1.       Lingkungan Eksternal Organisasi 

                Lingkungan sekitar organisasi dari hari ke hari akan terus menempatkan tuntutan-tuntutan terhadap organisasi dan pegawainya untuk meningkatkan produktivitas kerjanya. Lingkungan akan semakin kompetitif dalam berbagai bidang, karena berbagai perubahan yang demikian pesatnya, sehingga adanya kinerja organisasi yang memiliki tingkat keunggulan kompetitif (competitive advantage) dan keunggulan komparatif (comparative advantage) akan menjadi suatu hal yang sangat penting.

                Tuntutan juga akan datang dari masyarakat. Mereka yang mempunyai anggapan bahwa rakyatlah yang menggaji PNS sudah sewajarnya untuk mendapatkan pelayanan yang prima dari PNS atas semua urusan dan kepentingannya. Oleh karena itulah maka penilaian atas prestasi kerja pegawai harus dilaksanakan secara teratur, dan akurat.

2. Lingkungan Internal Organisasi 

                Karakteristik masing-masing organisasi itu sendiri juga akan mempengaruhi penilaian kinerja pegawai. Dalam struktur organisasi tersebut akan menentukan siapa yang akan bertanggung jawab untuk menilai. Dalam struktur organisasi yang menghargai rantai komando, sebagaimana dalam organisasi pemerintah, maka yang menjadi atasan langsung pegawailah yang akan melakukan penilaian.

                Sedangkan dalam struktur yang menghargai komunikasi lateral, seperti dalam beberapa organisasi swasta besar, individu-individu dalam berbagai posisi mungkin juga akan ikut melaksanakan penilaian. Selain itu, iklim organisasi, sifat dan karakter penilainyapun akan ikut mempengaruhi penilaian kinerja tersebut.

E.     PROSES PENILAIAN KINERJA

Dalam proses penilaiai kinerja maka harus ditetapkan terlebihdahulu tentang Kriteria Kinerjanya. Dalam menetapkan kriteriakinerja,terdapat beberapa kritera,yaitu :

1. Ciri-ciri karyawan tertentu seperti sikap, penampilan, dan inisiatif merupakan dasar untuk evaluasi.

2. Perilaku. Ketika hasil dari tugas individu sulit untuk ditentukan, organisasi dapat mengevaluasi perilaku seseorang yang terkait dengan tugasatau kompetensi.

3. Kompetensi. Kompetensi terdiri dari pengetahuan, keterampilan, sifat dan perilaku, dan berhubungan dengan keterampilan interpersonal atau berorientasi bisnis.

4. Pencapaian tujuan. Jika organisasi mempertimbangkan hasil akhir pencapaian tujuansebagai suatu hal yang berarti, hasil pencapaian tujuan akan menjadi faktor yang tepat untuk dievaluasi untuk dibandingkan dengan standar.

5. Peningkatan potensi. Ketika organisasi mengevaluasi kinerja karyawan, kriteria difokuskan pada masa lalu, masa sekarang, dibandingkan denganstandar.

F.     KARAKTERISTIK SISTEM PENILAIAN KINERJA YANG EFEKTIF 

karakteristik sistem penilaian yang efektif, adalah :

1. Kriteria yang terkait dengan pekerjaan

 Kriteria yang digunakan untuk menilai kinerja karyawan harusberkaitan dengan pekerjaan / valid.

2. Ekspektasi Kinerja

 Sebelum periode penilaian, para manajer harus menjelaskansecara gamblang tentang kinerja yang diharapkan kepada pekerja.

3. Standardisasi

 Pekerja dalam kategori pekerjaan yang sama dan berada di bawahorganisasi yang sama harus dinilai dengan menggunakan instrumen yang sama.

4. Penilaian yang Cakap

 Tanggung jawab untuk menilai kinerja karyawan hendaknyadibebankan kepada seseorang atau sejumlah orang, yang secaralangsung mengamati paling tidak sampel yang representatif dari kinerja itu. Untuk menjamin konsistensi penilaian, para penilai harusmendapatkan latihan yang memadai.

5. Komunikasi Terbuka

 Pada umumnya, para pekerja memiliki kebutuhan untukmengetahui tentang seberapa baik kinerja mereka.

6. Akses Karyawan Terhadap Hasil Penilaian

Setiap pekerja harus memperoleh akses terhadap hasil penilaian.Kerahasiaan akan menumbuhkan kecurigaan. Menyediakan aksesterhadap hasil penilaian memberikan kesempatan karyawan untukmendeteksi setiap kesalahannya.

7. Proses Pengajuan Keberatan (due process )Dalam hubungannya dengan pengajuan keberatan secara formalatas hasil penilainnya, penetapan due process merupakan langkah penting.